1. 在举办日期前事先作好一切活动准备，小心计划。你也希望这个活动顺利进行，不要急匆匆吧。
2. 从安排与会人员开始你的媒体计划。包括朋友，客人，最重要的是报道活动的当地和商业媒体。
3. 给你名单上的主要媒体的联络员和编辑发出正式邀请。这是很有礼貌的做法，也许会给你的媒体活动加分。
4. 给次要的媒体和主要媒体联络员发传真，发送公司信息。这次可以不必再给编辑发。如果他们不来，那么10页传真也不能让他们来，但是这足可以让最好的记者发一篇小报道，即使她都没有参加你们的活动。
5. 征募同事帮助一起在发传真的第二天发起电话攻势。打电话给主要媒体联络人问他们是不是会参加活动或者写一篇报道，或者告诉他们你们可以提供更多的背景信息。
6. 在活动前两天再次核对你的安排，打印任何需要的增加证件。
7. 来宾到达时要问候，确定发给他们准确的证件并引导他们去活动举行地点。再一次，为媒体联络员提供任何更多的信息来写报道。
8. 在活动结束第二天给每个人发感谢函，哪怕你不知道谁写了报道谁没有。及时的跟进战略是让报纸报道活动的很好的方法。
9. 看每个媒体报道寻找关于公司活动的消息，但是不要奢望会出现在头版。对任何报道都要满意及高兴，因为这些都是免费的。

在和媒体联系时也要发出公司的小册子，销售手册和印刷品。那可能会让你的发布引人注意。如果你无法承担专业印刷请柬的费用，那就准备优雅的空白请柬和激光打印机吧。包括所有有关信息比如人物，时间，地点，事由。请确定要求对方回复。聘请你自己的摄影师来保证在报纸上刊登你想要的照片。在活动后，为与会者提供照片或者在感谢函中夹寄。

不要只把公司总裁的照片发给媒体要求发新闻。必须是真实的拥有新闻价值的活动才行，不然下次媒体再不会相信你为你发新闻了。