一个典型的项目会议议程可能包括：

1 上次会议的报告
2 项目进展情况
3 计划
4 其他业务事宜
5 下次会谈的日期与时间

“上次会议的报告”显而易见应该是开始每一次会议的一项内容．它的作用是提醒大家上次会议中达成共识的项目所处的状态。它包括上次讨论事项的概要和得出的结论。你应该在每次会议后立刻写出这份报告，这样，你同你的项目主管对每次会议的结果都很清楚．作为你具有成功管理项目的能力的证明，也可以把这些报告作为项目最终报告的附录．

在“项目进展情况”中，你参照项目计划汇报完成的增况．在汇报中，你应该养成总结介绍的习惯．你可能说：”现在第3周结束了，项目工作正按计划进行．”如果需要进一步的细节的话，你可能补充：“需求定义已经完成，需求规格说明书的第1遍草稿也完成了．’如果还需要进一步说明的话，你可能增加：“准备2页的需求定义花了3天时间，现在的需求规格说明书15页长，花了12天时间完成，其中包括熟悉字处理工具，等等．”

在“计划”中复查下一步将要发生的事情．如果有必要，对时间进度的任何改动应达成一致，比如由于缺乏设备而引起的变动．在这项议程结束时，你或者同意现在的计划是准确的，或者决定应做哪些修改，并在会议后，立刻将这些修改加人计划中．

在“其他业务事宜”中，你应讨论先前在进展和计划之中未处理的事项，比如；你的项目主管希望你为一组访问者提供一份演示范例，由于种种原因（如玩游戏的人太多或是需要一定的优先级）你却难于找到一台空闲机器．

最后，需要确定下次会议的日期和时间以及应交付的产品。

每次会议后，你要立刻写一份简短（1页）的报告，包括：会上提出的事项，一份更新的项目时间表，和一份下次会议要交付产品的列表。记住给你的项目主管拷贝一份。

一般情况下，我们有许多的事情要在会上讨论，而时间不够．如果你不可能完成所有的议程事项，那么最好确定一下剩余项目的优先级．如果必要，确定每一个事项的最长时间，然后根据会议计划行事．将未处理的事项移到下一次会议。